Introducción
GRUPO MSM S.A.S.
es una compañía que tiene como actividad principal la compra y venta de todo tipo de prendas de vestir y productos cosméticos propios y/o de terceros, para ser comercializados dentro del país como en el exterior, para lo cual podrá valerse de una plataforma o infraestructura virtual compuesta por una página Web y redes sociales o de mensajería directa asi como una infraestructura física, y en general todo tipo de actividades complementarias.
GRUPO MSM S.A.S.
, con la finalidad de dar cumplimiento estricto a la normatividad vigente de protección de Datos Personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta la siguientePOLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES(en adelante “Política de Tratamiento”) con el propósito de proteger la información personal brindada por los Titulares que tengan relación conGRUPO MSM S.A.S.como lo son socios, proveedores, clientes, empleados, colaboradores y cualquier otra persona natural de la cualGRUPO MSM S.A.S., obtenga, recolecte, procese o trate datos personales, sea que dicho tratamiento sea realizado porGRUPO MSM S.A.S.o por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.
La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos deGRUPO MSM S.A.S.,y en virtud del cumplimiento de dicho derecho sólo recolecta y da Tratamiento a Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales. Así mismo, detalla los lineamientos generales corporativos que se tienen en cuenta con el fin de proteger los Datos Personales de los Titulares, las finalidades de Tratamiento de la información, el área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer actualizar, rectificar y suprimir la información y los respectivos canales para que estos puedan ejercerlos.
Definiciones
Dato personal:
Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables.
Titular del dato personal:
Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) suscriptores/Clientes de la plataforma; (ii) Contratistas; (iii) proveedores (iv) todas aquellas personas no vinculadas aGRUPO MSM S.A.S.de quien se haga tratamiento de los datos personales.
Base de datos personales:
Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.
Dato sensible:
Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.
Dato privado:
Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular.
Dato Semiprivado:
Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
Dato público:
Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.
Habeas data:
Es el derecho que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad:
Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales.
Responsable del tratamiento:
Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales.
Encargado del tratamiento:
Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Custodio de las bases de datos:
Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.
Transmisión:
Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.
Transferencia:
La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Violación de datos personales:
Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
Formas de recabar los datos personales:
GRUPO MSM S.A.S.podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción, uso o contacto a través de aplicaciones móviles donde GRUPO MSM S.A.S. tenga presencia; (ii) Inscripción y uso de la página web deGRUPO MSM S.A.S.; (iii) suscripción de cualquier tipo de contrato, alianza y/o convenio conGRUPO MSM S.A.S.; (iv) Inscripción como proveedor deGRUPO MSM S.A.S.
Principios rectores para el tratamiento de datos personales
Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:
Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales:
El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad:
El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad:
El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia:
En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad:
La información sujeta a tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
Principio de acceso y circulación restringida:
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
Alcance
La presente Política aplica al tratamiento de datos personales realizado por GRUPO MSM S.A.S. respecto de toda información de personas naturales contenida en sus bases de datos físicas o digitales, cualquiera sea el medio mediante el cual haya sido obtenida, incluyendo trabajadores, candidatos, clientes, proveedores, accionistas, contratistas, visitantes, aliados comerciales y cualquier otro titular cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad.
Las disposiciones aquí contenidas serán igualmente aplicables a los encargados del tratamiento que actúen por cuenta de GRUPO MSM S.A.S.
Derechos de los titulares
En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:
Derecho al acceso
a su información personal objeto de tratamiento.
Derecho a la actualización
de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho a la rectificación
de los datos personales objeto de tratamiento.
Derecho de oposición
a que los datos personales sean objeto de tratamiento.
Derecho a solicitar la supresión
de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Derecho a solicitar prueba
de la autorización otorgada para el tratamiento.
Derecho a revocar el consentimiento
para el tratamiento de los datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos
ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Derecho a ser informado
por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.
Deberes del responsable del tratamiento
En desarrollo de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulan la materia, GRUPO MSM S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, se compromete a cumplir permanentemente con las siguientes obligaciones:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data.
Solicitar y conservar copia o prueba de la autorización otorgada por el Titular cuando ésta sea legalmente exigible.
Informar al Titular, de manera clara, suficiente y previa a la recolección de la información, la finalidad específica para la cual serán tratados sus datos personales, los derechos que le asisten y los canales habilitados para ejercerlos.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada o fraudulenta.
Garantizar que la información objeto de tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar oportunamente las modificaciones efectuadas a los Encargados del Tratamiento cuando resulte procedente.
Tramitar oportunamente las consultas, peticiones, quejas y reclamos formulados por los Titulares conforme a los términos previstos en la legislación vigente.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Exigir a los Encargados del Tratamiento el cumplimiento de las condiciones de seguridad, confidencialidad y protección de la información establecidas en la presente Política y en la legislación aplicable.
Adoptar políticas, procedimientos y controles internos orientados a garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales.
Cumplir las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio o por cualquier autoridad competente en materia de protección de datos personales.
Forma de recolectar los datos
Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes:
La recolección de datos personales de usuarios potenciales y usuarios deGRUPO MSM S.A.S., se realizará de las siguientes formas:
Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a la plataforma deGRUPO MSM S.A.S.por el uso de cookies.
Algunos de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.
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Mediante el intercambio de correos electrónicos.
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A través del acceso a páginas Web de la compañía.
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A través del acceso, uso o contacto del cliente por medio de aplicaciones, redes sociales y demás donde la compañía tenga presencia.
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A través de llamadas telefónicas.
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Mediante eventos realizados porGRUPO MSM S.A.S.
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Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
Forma de recolectar los datos de los trabajadores o candidatos
La recolección de datos personales de empleados se realizará de las siguientes formas:
A través de las hojas de vida académicas de los candidatos.
A través del contrato de trabajo o de prestación de servicios.
A través de las hojas de vida académicas de los empleados.
A través del formato de ingreso aGRUPO MSM S.A.S.o formato de solicitud de empleo.
A través de la plataformas o cualquier otra destinada a la recolección de bases de datos.
Mediante el uso de listas de entrada de los empleados a las instalaciones de la empresa.
En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
Mediante envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
Mediante formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
Por medio de afiliación a las plataformas web ofrecidas porGRUPO MSM S.A.S.
Forma de recolección de proveedores
La recolección de datos personales de los proveedores se realizará de las siguientes formas:
A través de ofertas de servicios.
A través del intercambio de correos electrónicos.
A través del contrato de cooperación.
A través del contrato de prestación de servicios.
A través portafolios de servicios.
A través de reuniones o comunicaciones telefónicas.
Forma de recolección de socios
Recolección de los datos personales de socios
La recolección de datos personales de los socios se realizará de las siguientes formas:
A través de la suscripción de acciones.
Mediante reuniones de órganos directivos o asambleas generales de accionistas y sus respectivas convocatorias.
A través del intercambio de correos electrónicos u otros medios de comunicación con los accionistas.
Finalidades del tratamiento de los datos personales
Los Datos Personales que recolectaGRUPO MSM S.A.S., son incluidos en una Base de Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado deGRUPO MSM S.A.S.en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos, y que le sean comunicados al Titular directamente a más tardar al momento de la recolección.
Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios / Clientes
La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales de usuarios deGRUPO MSM S.A.S.tiene como finalidad principal prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad. Por lo anterior, las finalidades de recolección y tratamiento de los Datos Personales de los Usuarios y Clientes deGRUPO MSM S.A.S.serán las siguientes: Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos deGRUPO MSM S.A.S.
Creación y administración de la cuenta del usuario.
Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación comercial entre el Titular del dato personal yGRUPO MSM S.A.S.
Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los productos de los oferentes, para formalizar la relación de consumo de dichos productos.
Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir sus necesidades específicas.
Realizar el envío de información de novedades, noticias, boletines, foros de educación, publicidad o marketing, ventas a distancia. Haciendo uso de medios tales como, correo electrónico, notificaciones PUSH, mensajes de texto (SMS), ofertas de productos y/o servicios encontrados en la página web y la aplicación.
Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio.
Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario frente a las ofertas y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello.
Adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
Usos administrativos, comerciales y de publicidad que se establezcan en los acuerdos suscritos con los clientes Titulares de la información.
Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes.
Tener acceso a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los clientes.
Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a proveedores con los queGRUPO MSM S.A.S.desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer Transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
Remitir información a los Encargados del Tratamiento para facilitar y mejorar la calidad del servicio deGRUPO MSM S.A.S.
Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.
Solicitar la autorización de cobro ante las entidades definidas y autorizadas para ello.
De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
Finalidad de tratamiento de los datos de los trabajadores y candidatos
Antes de iniciar la relación laboral,GRUPO MSM S.A.S.informará a los candidatos en los procesos de selección las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos personales que suministren en dicho proceso, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a:
Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.
Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.
Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.
Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.
Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa.
Envío ofertas de trabajo.
La recolección y tratamiento de los datos personales de los empleados se hará con el fin de desarrollar las actividades pactadas entreGRUPO MSM S.A.S.y sus trabajadores, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:
Realizar mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el Titular del dato yGRUPO MSM S.A.S.
Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
Realizar registros de gestión económica, contable, fiscal y administrativa, para la gestión de cobros y pagos, de facturación y de cumplimiento de obligaciones financieras.
Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
Contacto de un acudiente en caso de emergencia.
Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.
Realizar la gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y, en general, asuntos relacionados con nómina.
Realizar la gestión relacionada con las prestaciones sociales laborales, pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas
Solicitar información sobre cuentas de crédito, depósito, cumplimiento de obligaciones financieras y gestión de fondos pensionales para el acatamiento de las obligaciones a que haya lugar y el normal desarrollo de la relación laboral.
Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a su condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.
Seguridad y control de acceso a los edificios.
Informar a los clientes sobre el equipo de trabajo.
Realizar los reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control.
Tramitar las respuestas a los requerimientos de entidades administrativas o judiciales.
Todos los demás usos administrativos, comerciales y laborales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad laboral.
Análisis y evaluación de la formación académica del empleado.
Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación deGRUPO MSM S.A.S.,de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores
La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios queGRUPO MSM S.A.S.requiera para el normal funcionamiento de su operación,de igual forma tendrá las siguientes finalidades:
Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.
Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.
Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
Mantener un registro de la información de proveedores.
Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.
Realizar gestiones de proveedores y de cobros y pagos.
Realizar el registro y control de entrada y salida de las instalaciones deGRUPO MSM S.A.S.
Verificar la información aportada por los proveedores, para controlar y prevenir el fraude.
Gestionar procedimientos administrativos para desarrollar cualquier otra actividad en cumplimiento de la relación entre proveedores yGRUPO MSM S.A.S.
Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación deGRUPO MSM S.A.S.,de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
Finalidad del tratamiento de los datos personales de Socios
La recolección y tratamiento de los datos personales de los socios deGRUPO MSM S.A.S.tendrá carácter privado y se realizará con el fin de permitir el ejercicio de derechos y deberes relacionados con tal condición, así como para llevar a cabo las siguientes finalidades:
Realizar el registro de gestión económica, contable, fiscal, y administrativa.
Realizar la emisión de certificaciones relativas a la titularidad de las acciones, así como expedición de certificados de acciones y las demás necesarias para el desarrollo adecuado del objeto social, previa autorización de los mismos.
Realizar Procesos al interior de la Institución, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.
Realizar cualquier otra finalidad necesaria para el desarrollo de los derechos y deberes inherentes a su calidad de accionistas.
Conservación de la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación deGRUPO MSM S.A.S.,de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana.
Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular.
Autorización y consentimiento del titular
El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:
Previo: La autorización la debe dar el Titular de información de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.
Expreso:La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
Informado:El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.
Todos los visitantes de las Plataformas deGRUPO MSM S.A.S.deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios deGRUPO MSM S.A.S.
Obtención de Datos Recolectados Antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013
Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares obtenidos antes de la vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará obtener la autorización a través de mecanismos eficientes de comunicación. Se entiende por mecanismos eficientes de comunicación aquellos que la Compañía usa en el curso ordinario de su interacción con los Titulares como correos electrónicos, llamadas telefónicas entre otros.
Canales de acceso y mecanismos dispuestos por Grupo MSM S.A.S.
En desarrollo de la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados,GRUPO MSM S.A.S.habilitará canales de acceso para los Titulares.
Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas alÁREA DE SERVICIO AL CLIENTEdeGRUPO MSM S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios:
Atención electrónica: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento a través del centro de ayuda disponible en la plataforma virtual.
Correo electrónico:
WhatsApp +57 313 6272001
Procedimiento legal para consultas, quejas y reclamos
Las consultas, quejas o reclamos podrán ser presentados a través de un documento con las características que se describen en cada uno de los supuestos.
Consultas
Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas,GRUPO MSM S.A.S.dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá contener lo siguiente:
1. Área deGRUPO MSM S.A.S.a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá adjuntar a la consulta:
1. Área deGRUPO MSM S.A.S.a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
4. Copia Registro civil de defunción del Titular.
5. Documento que acredite la calidad en que obra.
6. Copia documento de identidad del Titular.
7. Descripción completa de la consulta.
8. Dirección y datos de contacto del consultante.
Si se trata del representante legal y/o apoderado del Titular, deberá presentar:
1. Área deGRUPO MSM S.A.S.a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia Documento de identidad del representante legal
4. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
5. Copia documento de identidad del Titular.
6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
7. Descripción completa de la consulta.
8. Dirección y datos de contacto del consultante.
Quejas y/o reclamos
Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener:
1. Área deGRUPO MSM S.A.S.a la cual va dirigida (Servicio al cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
En caso de que el causahabiente del Titular presente la queja y/o reclamo, deberá adjuntar:
1. Área deGRUPO MSM S.A.S.a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
4. Copia Documento de identidad del Causahabiente
5. Copia Registro civil de defunción del Titular.
6. Descripción completa de la consulta.
7. Dirección y datos de contacto del consultante.
8. Documento que acredite la calidad en que obra.
Si se trata de un representante legal y/o apoderado:
1. Área deGRUPO MSM S.A.S.a la cual va dirigida (Servicio al Cliente)
2. El nombre y número de identificación del Titular.
3. Copia documento de identidad del titular
4. Copia Documento de identidad del representante legal
5. Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).
6. En caso de que el apoderado sea menor de edad, deberá presentar la tarjeta de identidad y/o el registro civil y el documento que acredite la calidad de representante o custodio del menor.
7. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y/o queja.
8. El objeto perseguido.
9. Dirección y datos de contacto del reclamante.
Tratamientos de datos personales sensibles
GRUPO MSM S.A.S. no recolectará, almacenará o tratará datos sensibles, a menos que sea estrictamente necesario. De presentarse dicha situación, no realizará ningún tratamiento sin la debida autorización previa, informada y expresa del Titular de la información, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de la misma y se presente alguna de las siguientes excepciones:
Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad, en cuyos casos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
Cuando se realice en cumplimiento de una orden pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.En todo caso,GRUPO MSM S.A.S.observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles.GRUPO MSM S.A.S.,no condicionará, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.
No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.
Tratamientos de datos personales de niños, niñas y/o adolecentes
GRUPO MSM S.A.S. procurará no realizar ningún tratamiento sobre datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. El uso de la plataforma solo es para mayores de edad. Sin embargo, en caso de que los menores de 18 años con capacidad jurídica quieran usar el servicio deberán contar la autorización expresa por parte de su representante legal.
De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad,GRUPO MSM S.A.S.garantizará, como Responsable del Tratamiento, que dichos datos personales serán tratados adecuadamente, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales vigentes.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tendrá un tratamiento especial y unas medidas rigurosas para su protección. Aquellos datos que no sean de naturaleza pública cumplirán con los siguientes parámetros y requisitos.
Responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Se asegurará el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
Se valorará la opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.
En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores, si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.
Tratamientos de datos personales mediante sistemas de video vigilancia
GRUPO MSM S.A.S. podrá utilizar sistemas de videovigilancia en sus instalaciones, establecimientos de comercio, oficinas, bodegas, centros logísticos y demás espacios físicos bajo su administración, con el propósito de garantizar la seguridad de las personas, proteger los bienes de la compañía, prevenir conductas ilícitas, controlar el acceso a las instalaciones, atender requerimientos de autoridades competentes y servir como medio probatorio cuando resulte necesario.
Las imágenes captadas mediante estos sistemas serán consideradas Datos Personales y recibirán el mismo nivel de protección previsto en la presente Política.
Las grabaciones únicamente serán consultadas por personal expresamente autorizado o por autoridades judiciales o administrativas competentes cuando exista obligación legal o requerimiento formal.
GRUPO MSM S.A.S. conservará dichas grabaciones únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades anteriormente descritas o por el término que establezca la legislación vigente, procediendo posteriormente a su eliminación segura.
La existencia de sistemas de videovigilancia será informada mediante avisos visibles ubicados en los accesos a las instalaciones o en los lugares donde éstos se encuentren instalados.
Grabación de llamadas y comunicación teléfonicas
Las llamadas telefónicas realizadas o recibidas por GRUPO MSM S.A.S. a través de sus líneas corporativas podrán ser grabadas con fines de control de calidad, seguimiento comercial, seguridad de la información, atención de solicitudes, gestión de reclamaciones, verificación de instrucciones impartidas por clientes, soporte probatorio y mejoramiento continuo de los servicios prestados.
Cuando la legislación vigente así lo exija, el Titular será informado previamente sobre la grabación de la comunicación y las finalidades para las cuales ésta será utilizada.
Las grabaciones tendrán carácter confidencial y únicamente podrán ser consultadas por personal autorizado o suministradas a autoridades competentes cuando exista obligación legal o requerimiento judicial o administrativo.
Tratamiento de datos personales obtenidos a través de mensajería instantánea
GRUPO MSM S.A.S. podrá establecer canales oficiales de atención mediante aplicaciones de mensajería instantánea, tales como WhatsApp Business o cualquier otra plataforma tecnológica equivalente.
Los Datos Personales suministrados voluntariamente por los Titulares a través de dichos canales serán tratados conforme a las disposiciones contenidas en la presente Política y podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:
Atender solicitudes de información.
Gestionar procesos comerciales.
Confirmar pedidos.
Coordinar entregas.
Atender solicitudes de garantía.
Gestionar cambios y devoluciones.
Resolver peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
Brindar soporte postventa.
Mantener contacto con clientes, proveedores y demás grupos de interés.
El uso de estos canales por parte del Titular implica el suministro voluntario de la información necesaria para el desarrollo de la comunicación, sin perjuicio del ejercicio de los derechos previstos en la legislación sobre protección de datos personales.
GRUPO MSM S.A.S.procurará implementar medidas razonables de seguridad para proteger la información intercambiada mediante estos canales, sin perjuicio de las condiciones propias de funcionamiento de los proveedores tecnológicos utilizados.
Tratamiento de datos personales en redes sociales
GRUPO MSM S.A.S. mantiene presencia institucional en diferentes plataformas de redes sociales, entre ellas Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, Pinterest, YouTube, X (antes Twitter) y cualquier otra que llegue a implementar para el desarrollo de su actividad comercial.
Los Datos Personales suministrados por los Titulares mediante comentarios, mensajes directos, formularios, concursos, campañas publicitarias, eventos promocionales o cualquier otro mecanismo disponible dentro de dichas plataformas serán tratados conforme a las disposiciones contenidas en la presente Política.
La información obtenida a través de redes sociales podrá utilizarse para:
Atender consultas y solicitudes.
Gestionar campañas comerciales.
Brindar servicio al cliente.
Contactar potenciales clientes.
Dar respuesta a peticiones, quejas y reclamos.
Ejecutar actividades promocionales.
Analizar métricas de interacción y comportamiento de los usuarios.
Fortalecer las estrategias comerciales y de mercadeo de la compañía.
El tratamiento efectuado sobre dichos datos se limitará a la información que el propio Titular suministre voluntariamente o haga pública dentro de la respectiva plataforma.
El uso de redes sociales administradas por terceros estará igualmente sujeto a las políticas de privacidad y condiciones de uso definidas por cada uno de dichos proveedores tecnológicos.
Transmisión y/o transferencia nacional o internacional
GRUPO MSM S.A.S. podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:
Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales,GRUPO MSM S.A.S.se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.
De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:
Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia o transmisión de datos.
Intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.
De los datos en la web
Cookies
Con el propósito de mejorar la experiencia de navegación de los usuarios, optimizar el funcionamiento de sus plataformas tecnológicas y ofrecer contenidos ajustados a las preferencias de cada visitante, GRUPO MSM S.A.S. podrá utilizar cookies, píxeles, etiquetas, identificadores únicos y demás tecnologías similares de almacenamiento y recuperación de información.
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GRUPO MSM S.A.S. podrá utilizar, entre otras, las siguientes categorías de cookies:
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Conservación de la información
Los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de GRUPO MSM S.A.S. permanecerán almacenados únicamente durante el tiempo que resulte necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas al Titular, para la ejecución de la relación jurídica que dio origen a su recolección, para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, comerciales o regulatorias, o mientras exista un deber legal o contractual que justifique su conservación.
Finalizadas las finalidades que dieron origen al Tratamiento y una vez desaparecida la obligación legal o contractual de conservar la información, GRUPO MSM S.A.S. procederá a su supresión, eliminación, anonimización o bloqueo, según resulte procedente de conformidad con la legislación aplicable y las condiciones técnicas de los sistemas de información utilizados.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de aquellos eventos en los cuales la información deba conservarse por períodos superiores en virtud de mandato legal, orden judicial o administrativa, obligaciones probatorias, procesos judiciales, administrativos, arbitrales o cualquier otra circunstancia que haga necesaria su conservación.
En todo caso, GRUPO MSM S.A.S. realizará revisiones periódicas de sus bases de datos con el propósito de verificar la vigencia de la información almacenada, la permanencia de las finalidades del Tratamiento y la necesidad de conservar los Datos Personales, procurando en todo momento el cumplimiento de los principios de necesidad, temporalidad, finalidad y minimización de datos
Modificaciones a la política de tratamientos de los datos personales
GRUPO MSM S.A.S. podrá modificar, actualizar, adicionar o sustituir total o parcialmente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales cuando ello resulte necesario para:
Dar cumplimiento a modificaciones legales, reglamentarias o jurisprudenciales.
Atender instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio u otra autoridad competente.
Ajustar los procedimientos internos relacionados con el Tratamiento de Datos Personales.
Incorporar nuevas finalidades de Tratamiento, servicios, productos, canales de atención o herramientas tecnológicas.
Implementar mejores prácticas corporativas en materia de protección de datos personales.
Toda modificación sustancial será informada a los Titulares mediante cualquiera de los canales habitualmente utilizados por la compañía, tales como el sitio web corporativo, correo electrónico, avisos de privacidad, comunicaciones comerciales u otros medios idóneos que permitan poner en conocimiento la actualización correspondiente.
Las modificaciones entrarán en vigor a partir de la fecha de su publicación, salvo disposición expresa en contrario.
Cuando la modificación implique cambios sustanciales en las finalidades del Tratamiento o en aquellos aspectos respecto de los cuales la ley exija una nueva autorización, GRUPO MSM S.A.S. solicitará previamente el consentimiento correspondiente al Titular, cuando ello resulte legalmente procedente.
vigencia de la política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su aprobación por parte de GRUPO MSM S.A.S. y permanecerá vigente hasta tanto sea modificada, sustituida o derogada por una versión posterior debidamente aprobada por la compañía.
La versión vigente será aquella que se encuentre publicada a través de los medios definidos por GRUPO MSM S.A.S., sin perjuicio del deber de conservar el historial de modificaciones cuando ello resulte necesario para efectos probatorios o de cumplimiento normativo.
Si Usted no está de acuerdo con la presente política, le recomendamos no hacer uso de nuestra página web, pues de hacerlo la misma se entenderá aceptada y por lo tanto estaremos autorizados al tratamiento de los datos personales.
